Die Regeln für Rechnungen ändern sich deutlich. Seit 2025 gilt in Deutschland im B2B Bereich die E‑Rechnung als neuer Standard, begleitet von Übergangsfristen. Für junge UGs und GmbHs ist das eine Chance, Prozesse von Beginn an schlank und digital aufzubauen. Hier erfährst du, was ab wann gilt, welche Formate erlaubt sind und wie du dich in wenigen Schritten rechtssicher aufstellst.
Was ist eine E‑Rechnung
Eine E‑Rechnung zählt nur dann als E‑Rechnung, wenn sie in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Klassische PDFs ohne Datensatz genügen nicht. In Deutschland haben sich EN-16931 konforme Formate wie XRechnung und ZUGFeRD etabliert.
Die wichtigsten Fristen im Überblick
- Ab 1. Januar 2025: Unternehmen müssen E‑Rechnungen empfangen können. Für B2B Umsätze ist die E‑Rechnung grundsätzlich vorgesehen, mit Übergangsregeln für die Ausstellung. Private Endverbraucher sind nicht betroffen.
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 Euro müssen E‑Rechnungen ausstellen. Kleinere Unternehmen dürfen bis Jahresende 2027 noch andere Rechnungen verwenden.
- Ab 1. Januar 2028: Pflicht zur E‑Rechnung für alle Unternehmen im B2B Inland, mit Ausnahmen z. B. für Kleinbetragsrechnungen.
- Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen, müssen aber E‑Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
Kurz gesagt: Empfangen können ab 2025 alle. Senden müssen je nach Umsatzstaffel bis spätestens 2028 alle, die nicht Kleinunternehmer sind. Die Details sind im BMF-FAQ und den Fachschreiben hinterlegt.
Was das für deine neue UG oder GmbH bedeutet
- Empfang sicherstellen
- Eine Rechnungsadresse für E‑Rechnungen definieren, z. B. über Peppol oder die Lösung deines Buchhaltungstools.
- Eingehende E‑Rechnungen automatisiert in die Buchhaltung übernehmen und prüfen.
- Ausstellung planen
- Tool wählen, das EN-16931 beherrscht und XRechnung bzw. ZUGFeRD erzeugen kann.
- Rechnungsnummernkreis, Pflichtangaben, Steuerlogik und GoBD-Ablage sauber konfigurieren.
- Prozesse klären
- Wer stellt aus, wer prüft, wer gibt frei.
- Prüfpfad dokumentieren, damit der Vorsteuerabzug nicht gefährdet ist. Neuere BMF-Hinweise betonen die Bedeutung technischer und inhaltlicher Prüfungen.
- Übergang nutzen
- Wenn du 2027 unter 800.000 Euro Umsatz liegst, kannst du die Übergangszeit nutzen, solltest aber jetzt auf E‑Rechnung umstellen. Das spart später Stress und Kosten.
Häufige Fragen aus der Praxis
Brauche ich zwingend eine bestimmte Software
Nein, aber sie muss strukturiere E‑Rechnungen erstellen und empfangen können und die Standards erfüllen.
Zählt ein PDF als E‑Rechnung
Nur wenn zusätzlich ein strukturierter Datensatz im EN-16931 Format übermittelt wird, zum Beispiel ZUGFeRD Hybrid. Ein reines PDF reicht nicht.
Was ist mit Auslandsgeschäften
Die Pflicht bezieht sich auf inländische B2B Umsätze. Für grenzüberschreitende Fälle gelten je nach Land eigene Regeln, die sich im Zuge der EU-Initiative ViDA weiterentwickeln können.
Minimal-Setup für Gründerinnen und Gründer
- Buchhaltungslösung mit E‑Rechnung out of the box auswählen.
- Peppol-Anbindung oder Gateway aktivieren, Empfang testen.
- Standardtexte, Artikelstammdaten, USt-Logik und Bankdaten sauber hinterlegen.
- Prüfprozess definieren: Eingangsrechnung fachlich prüfen, technisch validieren, freigeben, verbuchen, revisionssicher ablegen.
Wie startbereit dir den Start erleichtert
Wir sorgen dafür, dass du nicht im Regelwerk stecken bleibst, sondern von Tag eins rechnungs- und prozessfähig bist.
- UG oder GmbH schnell übernehmen oder gründen, auf Wunsch mit bereits erteilter Steuernummer für einen zügigen Start in die Fakturierung.
- Strukturierte Onboarding-Checklisten für E‑Rechnung empfangen und senden.
- Persönliche Begleitung und klare Abläufe. Keine Steuerberatung, aber ein Setup, das mit deiner Kanzlei nahtlos funktioniert.
Du möchtest deine Gründung auf E‑Rechnung ausrichten
Schreib uns oder buche ein kurzes Erstgespräch: https://start-bereit.com/kontakt
