Betriebsnummer online beantragen bei der Arbeitsagentur

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Für viele Unternehmer ist der Moment, den ersten Mitarbeiter einzustellen, ein großer Schritt. Doch wann ist dieser Punkt wirklich erreicht? Welche Qualifikationen sollte der erste Mitarbeiter mitbringen? Und welche rechtlichen und finanziellen Aspekte sind zu beachten? Hier beantworten wir dir wichtigsten Fragen rund um das Thema Mitarbeiter einstellen.

Wann ist der richtige Zeitpunkt, erste Mitarbeiter einzustellen?

Der richtige Zeitpunkt, einen ersten Mitarbeiter einzustellen, ist individuell und hängt von mehreren Faktoren ab. Wenn du als Unternehmer feststellst, dass deine Aufgaben die verfügbare Zeit überschreiten und wichtige Geschäftsmöglichkeiten ungenutzt bleiben, ist es Zeit, über Unterstützung nachzudenken. Auch wenn das Unternehmen wächst und du dich auf strategische Aufgaben konzentrieren möchtest, ist ein erster Mitarbeiter oft der nächste logische Schritt.

Wie findest du den richtigen Mitarbeiter?

Die richtige Person zu finden, ist entscheidend für den Erfolg deines Unternehmens. Starte mit einer klaren Stellenbeschreibung, in der du die Aufgaben und Anforderungen genau definierst. Neben fachlichen Qualifikationen solltest du auch auf persönliche Eigenschaften wie Eigeninitiative, Flexibilität und Teamfähigkeit achten – gerade in einem kleinen Unternehmen ist die richtige Chemie von großer Bedeutung. Nutze stets verschiedene Plattformen, Netzwerke und vielleicht sogar persönliche Kontakte, um die passenden Kandidaten zu finden. Eine besonders wichtige Entscheidung, die du treffen musst, ist die, ob du jemanden suchst, der Generalist ist und in allen Unternehmensbereichen ein bisschen unterstützen kann, oder ob du jemanden suchst, der Experte in einem bestimmten Bereich ist.

Personal- und Lohnkosten: Was musst du beachten?

Die Entscheidung, einen Mitarbeiter einzustellen, bringt natürlich auch Kosten mit sich. Zu den Gehaltskosten kommen Sozialabgaben, Beiträge zur Kranken- und Rentenversicherung sowie potenzielle Sonderleistungen wie Urlaubsgeld oder betriebliche Altersvorsorge. Plane diese Kosten genau ein, damit sie das Budget nicht übersteigen. Viele junge Unternehmen unterschätzen die Gesamtkosten, daher ist eine solide finanzielle Planung unerlässlich.

In Deutschland ist es grundsätzlich so, dass der Arbeitgeber jeweils die Hälfte der aktuellen Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung zahlt. Dies sind Kosten, die auf den Bruttolohn des Mitarbeiters obendrauf kommen. In der Praxis sieht das so aus, dass der Mitarbeiter monatlich eine Lohnabrechnung bekommt, auf der sein Bruttolohn bzw. -gehalt steht und dann die Abzüge, die durch Lohnsteuer und Sozialabgaben zustande kommen. Unten steht dann der tatsächliche Auszahlungsbetrag, der Netto-Lohn, der dem Arbeitnehmer faktisch zur Verfügung steht. Der Arbeitgeberanteil der Sozialversicherung ist auf dieser Lohnabrechnung jedoch nicht vermerkt.

Eine Faustformel für die tatsächliche Berechnung, wie viel ein Mitarbeiter wirklich kostet (nimmt man den Arbeitgeberanteil und die Rückstellungen für Urlaub und Krankheit hinzu), ist die Multiplikation des Bruttoentgelts mit dem Faktor 1,25.

Verträge und Anmeldung: Was du beachten musst

Wenn du deinen ersten Mitarbeiter einstellst, musst du verschiedene rechtliche und administrative Schritte beachten. Hier erfährst du, was bei Verträgen, Betriebsnummer, Unfallversicherung, Sozialversicherung sowie in Bezug auf das Gesundheitsamt und die Krankenkasse wichtig ist.

Der Arbeitsvertrag
Der Arbeitsvertrag ist das zentrale Dokument, das dein Arbeitsverhältnis mit deinem Mitarbeiter regelt. Er enthält alle wesentlichen Details, wie die genaue Aufgabenbeschreibung, das Gehalt, die Arbeitszeiten, den Urlaubsanspruch sowie die Kündigungsfristen. Achte darauf, dass der Vertrag alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt, etwa in Bezug auf den Mindestlohn oder den Anspruch auf Urlaub. Es ist sinnvoll, auch Themen wie Überstundenregelungen, eventuelle Sonderleistungen und die betriebliche Altersvorsorge im Vertrag festzuhalten.

Ergänzend zum Arbeitsvertrag muss dir der Arbeitnehmer ein Personalstammblatt ausfüllen (bzw. viele Unternehmen haben bereits einen digitalen Weg für das Eingeben der Mitarbeiterdaten), welches die Daten zur Sozialversicherung und andere vertragliche Daten enthält.

Anmeldepflicht bei Einstellung
Der Beginn einer Beschäftigung muss mit der ersten Lohn- und Gehaltsabrechnung gemeldet werden. Die Meldung muss jedoch spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Arbeitsbeginn erfolgen. Dabei meldest du den Mitarbeiter bei der Krankenkasse, die der Mitarbeiter im Personalstammblatt angegeben hat, an, welche die Anmeldung an die Rentenversicherung und andere Sozialversicherungen weiterleitet. Es ist wichtig, dass dies rechtzeitig geschieht, um rechtliche Probleme zu vermeiden.

Die Unfallversicherung
Jeder Arbeitgeber in Deutschland muss seine Mitarbeiter gegen Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten absichern. Hierzu meldest du deinen Betrieb bei der zuständigen Berufsgenossenschaft an. Diese sorgt im Schadensfall für finanzielle Absicherung deines Mitarbeiters. Die Beiträge zur Unfallversicherung zahlst ausschließlich du als Arbeitgeber.

Sozialversicherung
Sobald dein Mitarbeiter bei dir anfängt, muss er in das Sozialversicherungssystem aufgenommen werden. Dazu gehören Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Pflegeversicherung. Deine Aufgabe ist es, deinen Mitarbeiter bei der zuständigen Krankenkasse zu melden, die dann auch die anderen Versicherungen koordiniert. Die Sozialversicherungsbeiträge werden hälftig von dir und deinem Mitarbeiter getragen, mit Ausnahme der Unfallversicherung, die du allein übernimmst.

Krankenkasse
Du musst deinen Mitarbeiter bei seiner Krankenkasse anmelden, bevor er seine Arbeit beginnt. Die Krankenkasse kümmert sich dann um die Weiterleitung der Informationen an die anderen Sozialversicherungsträger. Dein Mitarbeiter kann selbst entscheiden, bei welcher Krankenkasse er versichert sein möchte. Du als Arbeitgeber meldest ihn dort an und übernimmst die Hälfte der Krankenversicherungsbeiträge. Beachte dabei, dass die Beitragsbemessungsgrenze und eventuelle Zusatzbeiträge je nach Krankenkasse variieren können.

Gesundheitsamt
Abhängig von der Branche, in der du tätig bist, kann es notwendig sein, dass du deinen Mitarbeiter beim Gesundheitsamt meldest. Dies betrifft vor allem Berufe im Lebensmittelbereich oder in der Pflege. Hier muss dein Mitarbeiter gegebenenfalls eine Belehrung nach dem Infektionsschutzgesetz absolvieren oder ein Gesundheitszeugnis vorweisen. Diese Maßnahmen dienen dem Schutz der öffentlichen Gesundheit und der Einhaltung der Hygienestandard.

Die Betriebsnummer
Um deinen Mitarbeiter bei den Sozialversicherungsträgern anzumelden, benötigst du eine Betriebsnummer. (online beantragen!) Diese erhältst du von der Bundesagentur für Arbeit. Die Nummer dient dazu, dein Unternehmen und deine Mitarbeiter eindeutig zu identifizieren. Ohne diese Nummer kannst du keine Meldungen an die Sozialversicherungssysteme vornehmen, was eine rechtzeitige Beantragung essenziell macht. Du bist gesetzlich verpflichtet, die Betriebsnummer elektronisch zu beantragen. Weitere Informationen findest du auf der Webseite der Bundesagentur für Arbeit.

Bitte beachte: Seit dem 01.01.2024 benötigst du zur Beantragung einer Betriebsnummer die Unternehmensnummer deines Unternehmens, dem der neue Beschäftigungsbetrieb angehört. Diese Nummer wird dir vom zuständigen Unfallversicherungsträger vergeben.

Wenn du weitere Fragen zur Vergabe oder Nutzung der Unternehmensnummer hast, lies unseren Artikel über Berufsgenossenschaften und Unternehmensnummern durch.

Schritt für Schritt Anleitung

Basierend auf Screenshots erklären wir dir Schritt für Schritt, wie die Beantragung einer Betriebsnummer abläuft:

1.Hinweise und Erklärungen zum Datenschutz einsehen
In diesem Schritt erhältst du wichtige Informationen zum Datenschutz. Bitte lies die Hinweise sorgfältig durch, um zu verstehen, wie deine Daten verarbeitet und geschützt werden.

2. Beantragung starten
Gib alle relevanten Informationen zur Funktion, zum Fall und zum Sachverhalt ein. Hier legst du den Grundstein für den weiteren Verlauf des Antragsverfahrens.

3. Angaben zur Sozialversicherung melden
In diesem Abschnitt musst du Angaben zur Sozialversicherung machen. Achte darauf, dass alle relevanten Informationen korrekt und vollständig eingegeben werden.

4. Betriebliche Angaben
Erfasse hier alle betrieblichen Angaben, die für den Antrag benötigt werden. Dazu gehören Details wie die Unternehmensform, die Adresse und die Unfallversicherung.

5. Kontaktdaten eintragen
Gib hier die Kontaktdaten des Ansprechpartners für das Meldeverfahren zur Sozialversicherung an.

6. Branche auswählen
In diesem Schritt legst du den wirtschaftlichen Schwerpunkt des Betriebs fest, indem du die entsprechende Branche über ein Auswahlfeld auswählst.