Wenn du ein Unternehmen gründest, musst du beim zuständigen Finanzamt einen „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ einreichen, wenn du eine gewerbliche, selbstständige (freiberufliche) oder land- und forstwirtschaftliche Tätigkeit aufnimmst. In diesem Fragebogen gibst du deine voraussichtlichen Umsatz- und Gewinnerwartungen an.
Nachdem du dich beim Finanzamt angemeldet hast, erhältst du eine Steuernummer für Unternehmen, die du für deine Rechnungen und Steuererklärungen benötigst. Gleichzeitig werden deine Vorauszahlungen festgelegt. Das Finanzamt wird deine Angaben prüfen und kann zusätzliche Informationen anfordern, falls nötig.
Da du als Existenzgründer meistens noch nicht beim Gewerbeamt angemeldet bist, musst du dich direkt innerhalb von 4 Wochen nach dem Start deiner Geschäftstätigkeit beim Finanzamt melden.
Seit dem 1. Januar 2021 beantragst du deine Steuernummer für Unternehmen elektronisch über diesen Fragebogen. Das Finanzamt wird dir nach der Bearbeitung die Steuernummer zuschicken.
Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Einzelunternehmen
Fragebogen zur steuerlichen Erfassung: Gründung einer Kapitalgesellschaft beziehungsweise Genossenschaft
Um die nötigen Angaben für das Finanzamt korrekt zu machen, solltest du eine realistische Einschätzung deiner zukünftigen Umsätze und Gewinne vornehmen. Dabei ist es hilfreich, einen detaillierten Finanzplan zu erstellen, den du zum Beispiel in Excel führen kannst oder der Teil deines Businessplans ist.
Für kleine Unternehmen und Freiberufler gilt: Deine betrieblichen Einnahmen abzüglich der betrieblichen Ausgaben ergeben den Gewinn oder Verlust. Es ist wichtig, dass diese Kalkulationen möglichst realistisch sind, um große Steuernachzahlungen zu vermeiden.
Was du beachten solltest:
1. Realistische Kalkulationen: Deine Schätzungen sollten so genau wie möglich sein. Eine sorgfältige Planung und regelmäßige Überprüfung deiner Einnahmen und Ausgaben helfen, größere Steuernachzahlungen zu vermeiden.
2. Finanzplan erstellen: Nutze Tools wie Excel oder spezielle Finanzplan-Software, um einen soliden Finanzplan zu erstellen. Dieser hilft dir, deine voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben realistisch einzuschätzen.
3. Anpassungen vornehmen: Wenn sich deine Geschäftslage im Laufe des Jahres erheblich ändert und deine ursprünglichen Planwerte nicht mehr zutreffen, informiere das Finanzamt. Dadurch kannst du mögliche Nachzahlungen vermeiden oder deine Vorauszahlungen anpassen.
4. Frühzeitig handeln: Solltest du feststellen, dass deine Einnahmen oder Ausgaben stark von den ursprünglichen Schätzungen abweichen, kontaktiere das Finanzamt rechtzeitig. So kannst du unangenehme Überraschungen und hohe Nachzahlungen vermeiden.
Mit einer realistischen Planung und regelmäßigen Anpassungen kannst du sicherstellen, dass deine steuerlichen Vorauszahlungen dem tatsächlichen Geschäftsverlauf entsprechen und du keine unerwarteten finanziellen Belastungen hast.
Wann die Anmeldung erfolgen sollte:
Die Anmeldung beim Finanzamt sollte so früh wie möglich nach der Unternehmensgründung erfolgen, idealerweise bevor du deine ersten Geschäfte tätigst. In der Regel musst du die Anmeldung innerhalb von vier Wochen nach Aufnahme der Geschäftstätigkeit durchführen.
Was du angeben musst:
Wichtige Dokumente:
Mit einer realistischen Planung und regelmäßigen Anpassungen kannst du sicherstellen, dass deine steuerlichen Vorauszahlungen dem tatsächlichen Geschäftsverlauf entsprechen und du keine unerwarteten finanziellen Belastungen hast.
Bei der Anmeldung beim Finanzamt werden deine steuerlichen Vorauszahlungen festgelegt. Diese Zahlungen basieren auf den Angaben, die du im „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ gemacht hast, einschließlich deiner voraussichtlichen Umsatz- und Gewinnerwartungen.
Was du wissen solltest:
Eine rechtzeitige und präzise Berechnung deiner Vorauszahlungen hilft dir, unerwartete Steuerforderungen zu vermeiden. Es ist ratsam, regelmäßige Rücklagen für diese Zahlungen einzuplanen und gegebenenfalls einen Steuerberater zu Rate zu ziehen, um sicherzustellen, dass du alle steuerlichen Verpflichtungen korrekt erfüllst.
Vermeide Säumniszuschläge vom Finanzamt, indem du deine Umsatzsteuervoranmeldung rechtzeitig bis zum 10. des Folgemonats einreichst und bezahlst. Bei Schwierigkeiten kannst du eine Dauerfristverlängerung nutzen, um einen zusätzlichen Monat Zeit zu gewinnen und Liquiditätsengpässe zu vermeiden. Dein Steuerberater hilft dir gerne bei der Beantragung der Verlängerung.
1. Anmeldung bei ELSTER vornehmen:
2. Wähle ein Authentifizierungsverfahren:
Je nach gewähltem Verfahren kann die Registrierung auf ELSTER unterschiedlich lange dauern. Wenn du dich für die Zertifikatsdatei entscheidest, kann es bis zu 2 Wochen dauern, bis du diese erhältst und mit dem Ausfüllen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung beginnen kannst.
3. Wähle den richtigen Fragebogen für dich:
Zwischen den verschiedenen Versionen des steuerlichen Erfassungsbogens gibt es bedeutende Unterschiede, die je nach Rechtsform deines Unternehmens variieren:
Sobald du die passende Version ausgewählt hast, kannst du mit dem Ausfüllen des Fragebogens beginnen.
4. Steuernummer angeben oder neue Steuernummer für Unternehmen beantragen
Du musst auch das zuständige Finanzamt auswählen, welches für deinen Unternehmenssitz zuständig ist. Der Fragebogen bietet eine Drop-Down-Liste zur einfachen Auswahl des richtigen Finanzamts.
Wenn du bereits eine Steuernummer besitzt, gib diese zusammen mit dem zuständigen Betriebs-Finanzamt beim Start des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung an. Die meisten Gründer wählen jedoch die Option „Neue Steuernummer beantragen“.
Nachdem du das richtige Formular aus dem Menü ausgewählt hast, kannst du mit dem Ausfüllen des Fragebogens beginnen. Nach jedem Abschnitt siehst du entweder ein grünes Häkchen, das bestätigt, dass der Abschnitt abgeschlossen ist und geschlossen werden kann, oder ein orangefarbenes Symbol, das darauf hinweist, dass noch etwas fehlt.
Um die Erklärung zu vereinfachen haben wir einige Abschnitte zusamenhinzugefügt:
Abschnitt #1 bis #4 Angaben zum Unternehmen, Betriebstätten, Vertretung
In diesem Abschnitt des steuerlichen Erfassungsbogens geht es um die wesentlichen Informationen zum Unternehmen. Dazu gehören:
Es können mehrere gesetzliche Vertreter eingetragen werden, falls dies auf dein Unternehmen zutrifft. Achte darauf, alle erforderlichen Daten korrekt und vollständig anzugeben.
Abschnitt #5 bis #6 Vertretungsvollmacht und Empfangsbevollmächtigte(r) für alle Steuerarten
1. Vertretungsvollmacht
Definition: Eine Vertretungsvollmacht erlaubt es einem Bevollmächtigten, Ihre steuerlichen Angelegenheiten ganz oder teilweise für Sie zu regeln. Dies kann zum Beispiel Ihr Steuerberater sein.
2. Empfangsvollmacht
Vollmachten werden nur berücksichtigt, wenn du sie entweder direkt dem Finanzamt übermittelst oder dein Steuerberater sie elektronisch über die Vollmachtsdatenbank anzeigt. Beachte, dass die elektronische Anzeige einer Empfangsvollmacht nur zusammen mit einer Vertretungsvollmacht möglich ist.
Abschnitt #7 Kontodaten und SEPA Lastschrift
Hier musst du die IBAN sowie den Kontoinhaber eintragen. Falls Steuererstattungen in Länder außerhalb des SEPA-Zahlungsraums (also außerhalb der EU/EWR) erfolgen sollen, gib bitte auch den BIC an.
Für Bankverbindungen außerhalb des SEPA-Zahlungsverkehrs, also insbesondere in außereuropäische Länder, musst du dem Finanzamt separate Informationen zukommen lassen.
Es ist ratsam, ein Geschäftskonto anstelle eines privaten Girokontos zu verwenden, insbesondere für Kapitalgesellschaften, bei denen ein Geschäftskonto Pflicht ist.
Wenn du am SEPA-Lastschriftverfahren teilnehmen möchtest, sende bitte separat das SEPA-Lastschriftmandat ein. Den Vordruck findest du auf der Webseite deiner Finanzverwaltung oder direkt bei deinem Finanzamt. Mit dem SEPA-Lastschriftverfahren kannst du deine Steuerzahlungen bis zum letzten möglichen Tag risikolos vornehmen.
Abschnitt #8 bis #14: Angaben zur Gründung, Notar, Stammkapital und weiteren Unternehmensformierungsfragen
Hier müssen folgende Punkte beachtet werden:
Beginn der Tätigkeit: Dies ist nicht das Datum der offiziellen Eröffnung. Bereits der Einkauf von Waren oder die Anmietung von Geschäftsräumen markiert den Start der unternehmerischen Tätigkeit. Das Datum kann auch vor der Gewerbeanmeldung liegen.
Handelsregistereintrag: Zum Eintrag in Handelsregister muss zur steuerlichen Anmeldung der Gesellschaftsvertrag bzw. die Satzung eingereicht werden.
Eröffnungsbilanz - Datum und abweichendes Wirtschaftsjahr: Bei der Erstellung der Eröffnungsbilanz musst du angeben, ob ein abweichendes Wirtschaftsjahr vorliegt, und das entsprechende Datum festlegen. Die Eröffnungsbilanz ist ein wichtiger finanzieller Bericht, der die Vermögens- und Finanzlage des Unternehmens zum Zeitpunkt der Gründung widerspiegelt. Sie dient als Grundlage für die künftige Buchführung und Steuererklärung des Unternehmens.
Abschnitt #15 Steuervorauszahlungen
<>Als Geschäftsführer einer GmbH musst du die voraussichtlichen Einkünfte der Gesellschaft für das Jahr der Gründung sowie für das Folgejahr realistisch schätzen. Hierbei sollten folgende Punkte beachtet werden:
Zusammenfassung
Deine Schätzungen beeinflussen die Höhe der Vorauszahlungen, die du leisten musst. Eine zu hohe Schätzung kann zu hohen Vorauszahlungen führen, während eine zu niedrige Schätzung zu Nachzahlungen und damit zu finanziellen Engpässen führen kann.
Überlege dir die Schätzungen gründlich und wähle einen Mittelweg. Ein realistischer Ansatz minimiert das Risiko finanzieller Engpässe oder unerwarteter Nachzahlungen.
Konsultiere einen Steuerberater oder eine Steuerberaterin, um genaue und realistische Schätzungen vorzunehmen. Dies hilft, Fehler zu vermeiden und die Vorauszahlungen korrekt festzusetzen.
Abschnitt #16 Lohnsteuerzahlungen
Die Fälligkeit der Lohnsteueranmeldung beim Finanzamt richtet sich nach der Höhe der Lohnsteuer:
Denke daran, dem Finanzamt bis zum 10. Tag des Monats nach dem Anmeldungszeitraum eine elektronische Lohnsteuer-Anmeldung zu übermitteln. Dazu benötigst du zunächst eine Unternehmensnummer und eine Betriebsnummer von der Bundesagentur für Arbeit.
Wir empfehlen, einen Steuerberater zu konsultieren oder einen Lohnsteuerservice in Anspruch zu nehmen, da der Prozess der Lohnsteuerzahlung recht kompliziert sein kann und viel Zeit kostet.
Für die Berechnung der voraussichtlichen Lohnsteuer eines Mitarbeiters kannst du den Steuerrechner des Bundesfinanzministeriums nutzen.
Abschnitt #17 Anmeldung und Abführung der Umsatzsteuer
Hier solltest du den voraussichtlichen Umsatz für das Jahr der Unternehmensgründung und das darauffolgende Jahr schätzen.
Wenn du dich für die Kleinunternehmerregelung entscheidest, musst du keine Umsatzsteuer berechnen und daher auch keine Umsatzsteuervoranmeldungen einreichen. Allerdings darfst du dann im Jahr nicht mehr als 22.000 Euro Umsatz erzielen (Stand: 2024). Solltest du dich gegen die Kleinunternehmerregelung entscheiden, kannst du frühestens nach fünf Jahren wieder einen Antrag stellen.
Ob du für Steuerbefreiungen, ermäßigte Steuersätze oder eine Durchschnittssatzbesteuerung infrage kommst, hängt von deiner Tätigkeit ab. Die Durchschnittssatzbesteuerung ist beispielsweise nur für Land- und Forstwirtschaft relevant.
Die Wahl zwischen Soll- und Ist-Versteuerung der Umsatzsteuer ist ebenfalls wichtig. Bei der Ist-Versteuerung zahlst du die Umsatzsteuer erst, wenn deine Kunden die Rechnung beglichen haben. Bei der Sollversteuerung musst du die Umsatzsteuer möglicherweise bereits vor Zahlungseingang an das Finanzamt abführen.
Die Ist-Versteuerung kann gerade am Anfang einer Gründung nützlich sein, um die Liquidität deines Unternehmens zu sichern. Der Hauptunterschied zur Soll-Versteuerung liegt darin, wann du die Umsatzsteuer ans Finanzamt zahlen musst.
Abschnitt #18 Anmeldung Umsatzsteuer ID
Falls du bereits eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hast, trage diese bitte im Formular ein. Wenn nicht, kannst du sie direkt beantragen, indem du das entsprechende Feld im Formular markierst.
Abschnitt #19 "One-stop-shop" Verfahren
Das One-Stop-Shop (OSS)-Verfahren erleichtert die Verwaltung der Umsatzsteuer für Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen in andere EU-Länder verkaufen. Mit diesem Verfahren können Unternehmen ihre Umsatzsteuermeldungen zentral über eine einzige Anlaufstelle in einem EU-Mitgliedstaat einreichen.
Hierbei müssen Unternehmen ihre Umsatzsteuererklärungen nur einmal vierteljährlich abgeben. Die Steuer wird an die Steuerbehörde des Mitgliedstaats gezahlt, die dann die Umsatzsteuer an die jeweiligen Länder verteilt, in denen die Verkäufe getätigt wurden.
Dieses Verfahren ist besonders nützlich für E-Commerce-Unternehmen und Online-Händler, da es den administrativen Aufwand erheblich reduziert. Um das OSS-Verfahren nutzen zu können, müssen sich Unternehmen im Voraus registrieren und entsprechende Angaben im steuerlichen Erfassungsbogen machen. Falls das OSS-Verfahren nicht genutzt werden soll, muss im steuerlichen Erfassungsbogen ein Grund angegeben werden, wie zum Beispiel geringe Umsätze oder die Versteuerung direkt im Zielland.
Abschnitt #20 Online Handel Umsätze
In diesem Abschnitt gibt das Finanzamt an, ob ein eigener Webshop betrieben wird und ob zusätzlich oder alternativ andere Online-Marktplätze wie Amazon oder Etsy genutzt werden.
Es ist wichtig, die genutzten Marktplätze im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung anzugeben und den Accountnamen zur Identifikation zu nennen.
Abschnitt #21 Bauabzugssteuer
Für die meisten Gründer:innen wird Abschnitt 21 vermutlich keine Bedeutung haben. Dieser Abschnitt ist insbesondere für Unternehmen aus der Bauwirtschaft relevant. Hier besteht die Möglichkeit, eine Bescheinigung zur Freistellung vom Steuerabzug bei Bauleistungen zu beantragen.
Abschnitt #22 und #23 Gesondert übermittelte Unterlagen und Anhänge
In diesem Abschnitt kannst du einfach vermerken, welche Unterlagen du gesondert an das Finanzamt übermitteln möchtest und welche Dokumente du gemäß den Angaben im Fragebogen zur Verfügung stellen sollst wie z. B. Eröffnungsbilanz
Nachdem du alles abgeschlossen und die Unterlagen zur Einreichung bereitgestellt hast, wird eine Prüfung angeboten. Dabei werden eventuelle Fehler identifiziert und dir angezeigt.
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