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Found­ing a GmbH: Require­ments

Die GmbH (Gesell­schaft mit bes­chränk­ter Haf­tung) ist eine der belieb­testen Rechts­form in Deutsch­land. Doch welche Voraus­set­zun­gen müssen erfüllt sein, um eine GmbH erfol­greich zu gründen? In diesem Artikel erklären wir dir die wichtig­sten Anfor­der­ungen, dar­unter recht­liche Vor­gaben, das benötigte GmbH-Stam­mkapital, die Sch­ritte zur Gründung und welche weit­eren Kos­ten auf dich zukom­men kön­nten.

1. Was ist eine GmbH?

The GmbH is leg­ally clas­si­fied as a legal entity and is one of the most com­mon busi­ness struc­tures in Ger­many. It has its own rights and oblig­a­tions, as out­lined in the HGB (Com­mer­cial Code) and GmbHG (Lim­ited Liab­il­ity Com­pan­ies Act). For instance, a GmbH offers its share­hold­ers the advant­age of lim­ited liab­il­ity, mean­ing liab­il­ity is restric­ted to the company’s assets, thereby pro­tect­ing per­sonal assets. How­ever, a GmbH also has its dis­ad­vant­ages dis­cussed

2. Was sind die Vor- und Nachteile einer GmbH

Advant­ages:

  • Liab­il­ity is lim­ited to the GmbH’s assets
  • The legal form inspires trust and is inter­na­tion­ally recog­nized
  • Tax advant­ages when rein­vest­ing busi­ness profits in the com­pany
  • Es besteht die Mög­lich­keit zur Bestel­lung eines Geschäfts­führ­ers, der unter­schied­lich zu den Gesell­schaftern ist, was eine Beteili­gung von externen Kapit­al­ge­bern ver­ein­fache

Dis­ad­vant­ages:

  • Form­a­tion is com­plex and costly com­pared to sole pro­pri­et­or­ships
  • A min­imum cap­ital of €12,500 (or €25,000) is required
  • Man­dat­ory double-entry book­keep­ing, annual fin­an­cial state­ments, and bal­ance sheets
  • Recom­mend­a­tion of a Tax Acount­ant
Questions like "What are the requirements to establish a GmbH?" and "What is the required share capital?" are common among first-time and experienced founders. Here’s what you need to know.

3. Recht­liche Voraus­set­zun­gen für die Gründung einer GmbH

The legal frame­work for found­ing a GmbH is gov­erned by the Ger­man GmbHG. Key require­ments include:

  1. Share­holder List: Eine GmbH kann von einer oder mehr­eren Per­sonen gegrün­det wer­den. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um natür­liche oder jur­istische (Fir­men) Per­sonen han­delt. Dies wird in der Gesell­schafter­l­iste mit ihren jew­ei­li­gen Anteilen fest­ge­hal­ten. Per­sonen, die hier auf­gen­om­men wer­den, wer­den dann als Gesell­schafter der Gesell­schaft bezeich­net.
  2. Art­icles of Asso­ci­ation: Der Gesell­schafts­ver­trag, auch Satzung genannt, bil­det die recht­liche Basis der GmbH. Diese enthält oft­mals einen Para­grafen zu der Geschäfts­führ­erbestim­mung, in der der Geschäfts­führer festgelegt wird. Der Gesell­schafts­ver­trag muss von einem Notar beurkun­det wer­den und fol­gende Punkte enthal­ten:
    1. The company’s name
    2. Registered office
    3. Busi­ness pur­pose
    4. Share cap­ital amount
    5. Num­ber and value of shares

A GmbH can also be estab­lished using a stand­ard tem­plate (Muster­pro­tokoll). How­ever, this is only recom­men­ded for single-mem­ber com­pan­ies with no spe­cial require­ments for the art­icles. This method may res­ult in addi­tional costs later due to its lim­it­a­tions. That is why we usu­ally advise against this Muster­pro­tokoll.

  1. Regis­tra­tion in the Com­mer­cial Register: The GmbH comes into exist­ence only upon regis­tra­tion. Before that, it is con­sidered a “Vor-GmbH.”
  2. Com­pany Name: The name must not be mis­lead­ing or already registered in the com­mer­cial or trade­mark register.

Depend­ing on the com­pany pur­pose, addi­tional steps might be required. For spe­cial­ized cases, con­sult­ing a law­yer or tax advisor is advis­able.

4. Dauer der Gründung und die wichtig­sten Sch­ritte zur Gründung einer GmbH

Found­ing a GmbH can take between 4 and 12 weeks. Famil­i­ar­iz­ing your­self with the main steps can help you tackle admin­is­trat­ive tasks early.

The found­ing pro­cess of a GmbH is usu­ally a step-by-step pro­cess. Here is an over­view:

  1. Pre­pare the Art­icles of Asso­ci­ation: Address key points like the com­pany name, share dis­tri­bu­tion, and busi­ness pur­pose. For com­plex setups, con­sult a law­yer.
    Dur­a­tion: 7–14 days
  2. Name Check: The trade register has strict guidelines on the com­pany name. Addi­tion­ally, make sure that the name is not already given to another com­pany and that it does not infringe trade­mark rights. The Cham­ber of Industry and Com­merce (IHK) can also do these checks for you, given a cer­tain fee.
    Dur­a­tion: 7–10 days
  3. Not­ary Appoint­ment: The art­icles of asso­ci­ation need be not­ar­ised. The not­ary also takes care of the trade register regis­tra­tion.
    Dur­a­tion: 7–10 days
  4. Open a Busi­ness Account: After sign­ing your art­icles of asso­ci­ation, you will need to open a busi­ness bank account. This account will hold the GmbHs share cap­ital.
    Auf dieser Web­seite erfährst du, wie unsere Gesell­schaften dafür sor­gen, dass du als neuer Geschäftsführer:in dir keine Sor­gen um das Thema Geschäft­skonto machen musst.
    Dur­a­tion: 2–4 Weeks
  5. Regis­tra­tion in the Com­mer­cial Register: The not­ary takes care of this regis­tra­tion. The GmbH only gains legal status upon offi­cial regis­tra­tion.

5. Costs of Estab­lish­ing a GmbH: Share Cap­ital and Addi­tional Expenses

Ein zen­t­raler Punkt bei der Gründung einer GmbH sind die fin­an­zi­el­len Anfor­der­ungen. Diese set­zen sich aus dem Stam­mkapital, ein­m­a­lige Kos­ten und laufenden Kos­ten zusam­men. Das Mindes­t­stam­mkapital für eine GmbH beträgt 25.000 Euro. Dabei gel­ten fol­gende Regel­un­gen:

  • Cash or assets: Das Stam­mkapital kann in Form von Barein­la­gen oder Sachein­la­gen (z. B. Maschinen, Immob­i­lien) einge­b­racht wer­den.
  • Min­imum require­ments: Before the com­pany is registered with the trade register, at least half (12,500 Euro) of the share cap­ital needs to be depos­ited. Is this the case, part of the future earn­ings must be retained in the GmbH until the full share cap­ital of 25,000 Euro is reached.

Import­ant: The share cap­ital is an essen­tial com­pon­ent of the com­pany, as it serves as the fin­an­cial found­a­tion of the busi­ness and is inten­ded to provide secur­ity for cred­it­ors.

What many first-time founders often over­look is that estab­lish­ing a GmbH can also involve many addi­tional costs. These include, for example:

  • Not­ary fees: These arise for the not­ar­iz­a­tion of the art­icles of asso­ci­ation and the regis­tra­tion in the com­mer­cial register. The costs vary depend­ing on the share cap­ital.
  • Com­mer­cial register fees: Regis­ter­ing the GmbH in the com­mer­cial register typ­ic­ally costs between €150 and €300.
  • Busi­ness account: Banks often charge fees for open­ing and man­aging a busi­ness account.

Learn more about the costs of found­ing a GmbH here. mehr über die Kos­ten einer GmbH-Gründung.

6. After Estab­lish­ing the GmbH

Once your com­pany has been estab­lished, you are required to com­plete sev­eral neces­sary steps, and many addi­tional ones are strongly recom­men­ded. If you decide to pur­chase a shelf com­pany from start­bereit, we provide detailed doc­u­ments and guidelines for all the man­dat­ory and recom­men­ded regis­tra­tions. Here is an over­view:

  1. Regis­tra­tion with the tax office: Eine der wichtig­sten Anmel­dun­gen bei der GmbH Gründung ist die beim Fin­an­zamt. Dies geschieht in der Regel über den Steuer­berater. Wir haben einen sehr hil­freichen Artikel in unserer Gründerakademie zum Thema Fin­an­zamt ges­chrieben.
  2. Trans­par­ency register: Ob Geschäfts­führer oder Gesell­schafter, seit Dezem­ber 2017 ist einer Trans­par­en­zre­gister­mel­dung ver­p­f­lichtend und legt wirtschaft­lich Berechtigte von Unterneh­men und Organ­isa­tionen offen dar. Eben­falls in der Gründerakademie befinde sich ein Artikel zum Thema Trans­par­en­zre­gister.
  3. Trade office: Abhängig von deinem Unternehmenszweck und der Branche ist eine Anmel­dung im Gew­er­beamt ver­p­f­lichtend. Wenn du wis­sen willst, ob auch dein Gew­erbe anmelde­p­f­lichtig ist, schaue in diesen Artikel nach.
  4. Fed­eral Employ­ment Agency: Wenn du planst, Mit­arbeiter ein­zus­tel­len, benötigst du eine Betrieb­snum­mer von der Agen­tur für Arbeit. Wir haben dafür extra einen Artikel rund um die Agen­tur für Arbeit ver­fasst, der sich aus­schließ­lich mit ver­schiedenen The­men rund um „Mit­arbeiter ein­stel­len“ aus­ein­ander­setzt.
  5. Employer’s liab­il­ity insur­ance asso­ci­ation: Beruf­s­gen­os­senschaften are respons­ible for stat­utory acci­dent insur­ance in Ger­many, cov­er­ing work­place acci­dents, com­mut­ing acci­dents, and occu­pa­tional ill­nesses. Com­pan­ies must register with the appro­pri­ate asso­ci­ation imme­di­ately after estab­lish­ment. You can read more about this in our ded­ic­ated art­icle here .
  6. Insur­ances: „Unver­hofft kommt oft“ – Um sich abzusich­ern, lohnt es sich oft­mals weit­ere Ver­sicher­ung abzuschließen. Die Anzahl an mög­lichen Ver­sicher­ungen ist schnell über­wälti­gend. Daher haben wir in unserer Gründerakademie einen Guide zu dem Thema Ver­sicher­ungen ges­chrieben.

Even after the offi­cial regis­tra­tion in the com­mer­cial register, the setup phase is not com­plete. We always recom­mend thor­oughly address­ing the vari­ous regis­tra­tions required for your company’s pur­pose. How­ever, if you pur­chase a shelf com­pany from start­bereit, our sup­port does not end with sign­ing the doc­u­ments. We also provide com­pre­hens­ive assist­ance after the pur­chase.

7. Fazit

Found­ing a GmbH requires care­ful pre­par­a­tion and adher­ence to legal require­ments. Key ele­ments include the art­icles of asso­ci­ation, share cap­ital, and regis­tra­tion in the com­mer­cial register. With proper plan­ning and the sup­port of experts like start­bereit, you can estab­lish your GmbH quickly and hassle-free. This way, you don’t have to worry about meet­ing the require­ments for found­ing a GmbH.

Are you ready to estab­lish your GmbH? Click here, to find our how we can sup­port you.

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