Die GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) ist eine der beliebtesten Rechtsform in Deutschland. Doch welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um eine GmbH erfolgreich zu gründen? In diesem Artikel erklären wir dir die wichtigsten Anforderungen, darunter rechtliche Vorgaben, das benötigte GmbH-Stammkapital, die Schritte zur Gründung und welche weiteren Kosten auf dich zukommen könnten.
1. Was ist eine GmbH?
The GmbH is legally classified as a legal entity and is one of the most common business structures in Germany. It has its own rights and obligations, as outlined in the HGB (Commercial Code) and GmbHG (Limited Liability Companies Act). For instance, a GmbH offers its shareholders the advantage of limited liability, meaning liability is restricted to the company’s assets, thereby protecting personal assets. However, a GmbH also has its disadvantages discussed
2. Was sind die Vor- und Nachteile einer GmbH
Advantages:
Liability is limited to the GmbH’s assets
The legal form inspires trust and is internationally recognized
Tax advantages when reinvesting business profits in the company
Es besteht die Möglichkeit zur Bestellung eines Geschäftsführers, der unterschiedlich zu den Gesellschaftern ist, was eine Beteiligung von externen Kapitalgebern vereinfache
Disadvantages:
Formation is complex and costly compared to sole proprietorships
A minimum capital of €12,500 (or €25,000) is required
Mandatory double-entry bookkeeping, annual financial statements, and balance sheets
Recommendation of a Tax Acountant
3. Rechtliche Voraussetzungen für die Gründung einer GmbH
The legal framework for founding a GmbH is governed by the German GmbHG. Key requirements include:
Shareholder List: Eine GmbH kann von einer oder mehreren Personen gegründet werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um natürliche oder juristische (Firmen) Personen handelt. Dies wird in der Gesellschafterliste mit ihren jeweiligen Anteilen festgehalten. Personen, die hier aufgenommen werden, werden dann als Gesellschafter der Gesellschaft bezeichnet.
Articles of Association: Der Gesellschaftsvertrag, auch Satzung genannt, bildet die rechtliche Basis der GmbH. Diese enthält oftmals einen Paragrafen zu der Geschäftsführerbestimmung, in der der Geschäftsführer festgelegt wird. Der Gesellschaftsvertrag muss von einem Notar beurkundet werden und folgende Punkte enthalten:
The company’s name
Registered office
Business purpose
Share capital amount
Number and value of shares
A GmbH can also be established using a standard template (Musterprotokoll). However, this is only recommended for single-member companies with no special requirements for the articles. This method may result in additional costs later due to its limitations. That is why we usually advise against this Musterprotokoll.
Registration in the Commercial Register: The GmbH comes into existence only upon registration. Before that, it is considered a “Vor-GmbH.”
Company Name: The name must not be misleading or already registered in the commercial or trademark register.
Depending on the company purpose, additional steps might be required. For specialized cases, consulting a lawyer or tax advisor is advisable.
4. Dauer der Gründung und die wichtigsten Schritte zur Gründung einer GmbH
Founding a GmbH can take between4 and 12 weeks. Familiarizing yourself with the main steps can help you tackle administrative tasks early.
The founding process of a GmbH is usually a step-by-step process. Here is an overview:
Prepare the Articles of Association: Address key points like the company name, share distribution, and business purpose. For complex setups, consult a lawyer. Duration: 7–14 days
Name Check: The trade register has strict guidelines on the company name. Additionally, make sure that the name is not already given to another company and that it does not infringe trademark rights. The Chamber of Industry and Commerce (IHK) can also do these checks for you, given a certain fee. Duration: 7–10 days
Notary Appointment: The articles of association need be notarised. The notary also takes care of the trade register registration. Duration: 7–10 days
Open a Business Account: After signing your articles of association, you will need to open a business bank account. This account will hold the GmbHs share capital. Auf dieser Webseite erfährst du, wie unsere Gesellschaften dafür sorgen, dass du als neuer Geschäftsführer:in dir keine Sorgen um das Thema Geschäftskonto machen musst. Duration: 2–4 Weeks
Registration in the Commercial Register: The notary takes care of this registration. The GmbH only gains legal status upon official registration.
5. Costs of Establishing a GmbH: Share Capital and Additional Expenses
Ein zentraler Punkt bei der Gründung einer GmbH sind die finanziellen Anforderungen. Diese setzen sich aus dem Stammkapital, einmalige Kosten und laufenden Kosten zusammen. Das Mindeststammkapital für eine GmbH beträgt 25.000 Euro. Dabei gelten folgende Regelungen:
Cash or assets: Das Stammkapital kann in Form von Bareinlagen oder Sacheinlagen (z. B. Maschinen, Immobilien) eingebracht werden.
Minimum requirements: Before the company is registered with the trade register, at least half (12,500 Euro) of the share capital needs to be deposited. Is this the case, part of the future earnings must be retained in the GmbH until the full share capital of 25,000 Euro is reached.
Important: The share capital is an essential component of the company, as it serves as the financial foundation of the business and is intended to provide security for creditors.
What many first-time founders often overlook is that establishing a GmbH can also involve many additional costs. These include, for example:
Notary fees: These arise for the notarization of the articles of association and the registration in the commercial register. The costs vary depending on the share capital.
Commercial register fees: Registering the GmbH in the commercial register typically costs between €150 and €300.
Business account: Banks often charge fees for opening and managing a business account.
Learn more about the costs of founding a GmbH here. mehr über die Kosten einer GmbH-Gründung.
6. After Establishing the GmbH
Once your company has been established, you are required to complete several necessary steps, and many additional ones are strongly recommended. If you decide to purchase a shelf company from startbereit, we provide detailed documents and guidelines for all the mandatory and recommended registrations. Here is an overview:
Registration with the tax office: Eine der wichtigsten Anmeldungen bei der GmbH Gründung ist die beim Finanzamt. Dies geschieht in der Regel über den Steuerberater. Wir haben einen sehr hilfreichen Artikel in unserer Gründerakademie zum Thema Finanzamt geschrieben.
Transparency register: Ob Geschäftsführer oder Gesellschafter, seit Dezember 2017 ist einer Transparenzregistermeldung verpflichtend und legt wirtschaftlich Berechtigte von Unternehmen und Organisationen offen dar. Ebenfalls in der Gründerakademie befinde sich ein Artikel zum Thema Transparenzregister.
Trade office: Abhängig von deinem Unternehmenszweck und der Branche ist eine Anmeldung im Gewerbeamt verpflichtend. Wenn du wissen willst, ob auch dein Gewerbe anmeldepflichtig ist, schaue in diesen Artikel nach.
Federal Employment Agency: Wenn du planst, Mitarbeiter einzustellen, benötigst du eine Betriebsnummer von der Agentur für Arbeit. Wir haben dafür extra einen Artikel rund um die Agentur für Arbeit verfasst, der sich ausschließlich mit verschiedenen Themen rund um „Mitarbeiter einstellen“ auseinandersetzt.
Employer’s liability insurance association: Berufsgenossenschaften are responsible for statutory accident insurance in Germany, covering workplace accidents, commuting accidents, and occupational illnesses. Companies must register with the appropriate association immediately after establishment. You can read more about this in our dedicated article here .
Insurances: „Unverhofft kommt oft“ – Um sich abzusichern, lohnt es sich oftmals weitere Versicherung abzuschließen. Die Anzahl an möglichen Versicherungen ist schnell überwältigend. Daher haben wir in unserer Gründerakademie einen Guide zu dem Thema Versicherungen geschrieben.
Even after the official registration in the commercial register, the setup phase is not complete. We always recommend thoroughly addressing the various registrations required for your company’s purpose. However, if you purchase a shelf company from startbereit, our support does not end with signing the documents. We also provide comprehensive assistance after the purchase.
7. Fazit
Founding a GmbH requires careful preparation and adherence to legal requirements. Key elements include the articles of association, share capital, and registration in the commercial register. With proper planning and the support of experts like startbereit, you can establish your GmbH quickly and hassle-free. This way, you don’t have to worry about meeting the requirements for founding a GmbH.
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